Оформление договорных отношений предприятия с клиентом

При заключении договора на поставку продукции с заказчиком, в системе учета формируются документы, отражающие информацию об этом договоре (объем продукции, реквизиты заказчика, сроки поставки, сведения об оплате и.т.п.). На основе этого договора сотрудники предприятия формируют в системе учета заказы на поставку продукции в соответствии с выпускаемой номенклатурой.

После этого информация о заказе, необходимая для оперативного управления отгрузкой, автоматически поступает в базу данных системы отгрузки и становится доступной для АСУ диспетчерской службы цеха отгрузки.

Оформление заявок на отгрузку

Для получения продукции по заказу клиент направляется в помещение диспетчерской службы, расположенной вне территории предприятия, на которой производится непосредственная отгрузка продукции.

Основными задачами диспетчерской службы является управление обслуживанием клиентов (оформление заявок на отгрузку, выдача бесконтактных карт на получение продукции), а также оперативное управление и оптимизация транспортных потоков на отгрузочных терминалах.

В помещении диспетчерской службы клиент занимает очередь к одному из диспетчеров отгрузки для оформления заявки на отгрузку. Когда подходит его очередь, то диспетчер на основании доверенности на получение груза, а также состояния текущей очереди на отгрузочных терминалах, их мощности, а также приоритета клиента (при необходимости) формирует заявку на отгрузку продукции по договору и выдает клиенту бесконтактную карту, привязанную к оформленной заявке и договору. Карта может оформляться не только на одну отгрузку, но и привязываться непосредственно к договору, что дает клиенту возможность получать по этому договору продукцию в течение действия всего договора, срока действия его доверенности или нескольких рейсов.

При первоначальном оформлении заявки на отгрузку диспетчер выбирает договор, продукцию (если в договоре фигурирует несколько видов продукции), привязывает к этому договору бесконтактную карту, а также вводит количество продукции (если отгрузка осуществляется не по принципу «сколько войдет»). Система на основании текущей загруженности терминалов и наименования требуемой продукции рассчитывает номер терминала, на котором будет производиться отгрузка (диспетчер может вмешаться в этот процесс и установить другой терминал или в зависимости от важности клиента может поместить его в начало очереди)

Многоразовая карта со второго и последующего рейса упрощает процедуру оформления заявки на отгрузку, т.к. диспетчеру в дальнейшем для оформления заявки на отгрузку достаточно только приложить карту к своему считывателю, чтобы заполнить практически все поля заявки на основании привязки карты к заказу.

После окончания оформления заявки на отгрузку и выдачи карты клиент отправляется на указанный терминал под загрузку. В этот же момент заявка на отгрузку становится доступной для соответствующего отгрузочного терминала, а информация о выданной карте поступает на все проходные.

Контроль доступа на территорию

Клиент, въезжая на территорию предприятия через любую из проходных (или определенную администрацией завода соответствующими инструкциями), на которой установлена система контроля доступа "L-Express: контроль доступа", прикладывает выданную диспетчером бесконтактную карту к установленному на стойке считывателю. На мониторе сотрудника службы безопасности высвечивается информация о клиенте (номер пропуска, ФИО водителя, номер машины и.т.п.).При необходимости он осуществляет проверку соответствия заявки по предъявленному пропуску водителю или автомобилю. В случае успешной проверки на светофоре загорается разрешающий сигнал, шлагбаум автоматически открывается, и клиент проезжает на территорию, где располагаются отгрузочные терминалы. В момент открытия шлагбаума видеокамера записывает видеоролик проезда автомашины через проходную. Данный видеоролик привязывается в системе к конкретному визиту (цикл въезд-выезд) и в любой момент без затруднительного поиска может быть просмотрен сотрудником службы безопасности или его руководителем.

В случае ограниченной территории для размещения очереди транспортных средств на отгрузочных терминалах система контроля доступа может служить дополнительным ограничителем количества машин на территории, запрещая въезд большего, чем задано в ее настройках количества транспортных средств на территорию, и давая разрешение после выезда очередной загруженной машины.

Отгрузка на терминале

Клиент подъезжает к заданному отгрузочному терминалу и становится в очередь. Очередность загрузки транспортных средств отображается на табло, имеющемся на каждом терминале. Когда терминал свободен, на табло горит номер первой в очереди машины, когда идет погрузка – номер следующей машины.

Когда на табло отгрузочного терминала загорается номер автомашины, то ее водитель либо заезжает на терминал, либо начинает выполнять маневры для подготовки к заезду на терминал после его освобождения. Автомашина становится на весы, и водитель прикладывает свой пропуск к считывателю, установленному на отгрузочном терминале. АСУ отгрузки цемента идентифицирует клиента, проверяет наличие действующей заявки на отгрузку и после всех этих процедур начинает процесс взвешивания. Видеокамера, установленная на отгрузочном терминале, фиксирует фотографию или видеоролик поданной под загрузку машины. Запись видео начинается в момент заезда на весы, а заканчивается при съезде. Если заезд под загрузочный терминал запрещен, то камера фиксирует видеоролик проезда через весы любой автомашины и связывает его с соответствующим событием в архиве событий. В дальнейшем с таким нарушителем может быть проведена разъяснительная работа.

Процесс загрузки машины осуществляется в 2 этапа. На первом этапе осуществляется взвешивание пустого транспортного средства. После окончания взвешивания тары начинается отгрузка продукции.

Оператор опускает загрузочное устройство в люк автомашины, и система управления дает команды на разблокировку подачи цемента. Цемент начинает поступать в цистерну автомашины. При этом на табло клиенту отображается текущий вес отгруженной продукции.

По окончании загрузки загорается разрешающий выезд сигнал светофора, и клиент через проходную отправляется в помещение диспетчерской для получения документов на отгруженную продукцию.

Сразу же по окончании отгрузки информация о завершении отгрузки попадает в архив системы отгрузки и становится доступной следующим подсистемам:

• систему контроля доступа, где осуществляется контроль вывоза груза
• диспетчерскую службу, где автоматически печатаются документы на вывоз груза
• систему учета, где фиксируется количество отгруженной продукции, а при завершении договорных взаимоотношений (например, отгрузке всей продукции, заказанной в рамках договора), оформляются финансовые документы

Если отгрузка осуществлялась за наличный расчет, то при выезде клиент должен зайти в кассу, приложить карту к считывателю, чтобы система идентифицировала последнюю неоплаченную заявку, и произвести оплату. Система помечает заявку на отгрузку как оплаченную и выставляет признак разрешения выезда. Для безналичного расчета разрешение на выезд с территории выставляется автоматически по окончании отгрузки.

Выезд с территории

На выезде клиент подъезжает к проходной и прикладывает к считывателю бесконтактную карту. Система идентифицирует предъявленный пропуск, сверяет его завершенными заявками и показывает информацию о выезжающем клиенте (ФИО водителя, номер пропуска, номер автомашины) и информацию о вывозимом грузе и его количестве. Сотрудник службы безопасности контролирует выведенную информацию (при необходимости он может выйти и осуществить визуальный контроль) и дает разрешение на проезд автомашины. На светофоре загорается разрешающий сигнал светофора, шлагбаум открывается, и включается видеокамера для записи видеоролика выезда автомашины из зоны погрузки. Этот видеоролик, также как и видеоролик въезда, связывается с визитом и может быть без труда просмотрен из архива посещений.

При попытке выезда автомашины, которая не становилась под погрузку, система блокирует выезд до распоряжения диспетчера. Распоряжением на выезд является выполнение диспетчером операции отмены заявки на отгрузку, которая фиксируется в архиве событий. После отмены заявки выезд пустой автомашины с территории разрешается.

После выезда из зоны погрузки клиент возвращается в диспетчерскую для получения документов. Диспетчер расписывается в автоматически напечатанных накладных, ставит печать и забирает у клиента бесконтактную карту (в случае, если она выдана на один рейс или срок ее действия закончился). После этого документы на вывоз груза отдаются клиенту.